Tax Information: Travel & Moves

IRS announcement on Mileage rates:

Beginning on Jan. 2016年1月1日标准里程费率报销使用 一辆轿车(也包括货车、皮卡或厢式货车)的价格将是:

里程率由美国国税局设定，预计每年都会有所变化. Please be sure you're using the correct rate.

学生旅费报销程序: 旅费报销通常被视为不合格的旅行奖学金 (IRS Pub 970) . 从差旅报销金额中扣缴的强制性税款是 为非居民的外国学生提供的税务服务(IRS通知87-31)， 1042-S税表在年底发出. No withholding or reporting is required 对于美国学生和出于税收目的居住在美国的外国人来说，但是这些学生 旅游奖学金是应纳税的收入，应在他们的 personal tax return.

旅费报销“奖学金”分类的两个例外情况 exist in the IRS regulations. 1)与NMT员工一起旅行的学生工人 role (IRS code section 62) ; 2) a student travels as a member of a team for purposes of a competition. 这些费用是在问责计划下处理的. The travel cost 是大学的商业开支，而不是旅行者的“收入”吗. An example is a research assistant who travels to present NMT's research at a conference; or 获得服务奖学金并有旅行要求的个人 in their job duties; or an engineering student who travels to compete in a bridge building competition.

请在旅游办公室网站上填写外国学生旅游问卷 页，并将其提交给旅游部门 travel request form.

供应商和客人的差旅费报销程序:   Non-employee Travel Reimbursement Form . 将填妥的表格送交旅游办事处.  The procedures to follow for 供应商和NMT客户记录如下: Non-employee Travel Procedure.

When the traveler is a foreigner, the Foreign National Data Sheet for Visitors 还必须填写并转交给联邦税务合规经理吗.

Travel Reimbursement for Job Applicants: 根据美国国税局第63-77条规定，不考虑求职者的面试费用 当报销不超过实际费用时，给个人的收入. 旅费由责任制计划支付. This applies equally to US citizens and foreigners. Complete the non-employee travel form.

Employee Moves

Employee Moving Expense Policy

Procedures: 部门副总裁负责管理员工调动政策 their department. 部门协调员负责沟通程序 向新员工说明报销流程中的步骤. The departmental accountant 负责协调垫款的发放，垫款在哪里 of the benefit offered to new employees.

向新员工发放预支款，直接付款表和备份文件 is required to process the expenses. 一个可编辑的pdf版本的DP位于 the Accounts Payable page.

搬迁后，所有员工应出示搬迁费用收据和搬迁收据 费用表的签名版本(示例链接如下)提交给Payroll经理 (Wells Hall)在搬家费用政策规定的时间内. Individuals 在员工职位上，可能会收到一封定义搬家福利的电子邮件，而不是 a formal job offer letter.

预支和报销搬家费用的文件由工资经理审核, and then processed. 员工在定期工资中获得报销资金.  

Moving Expense Reimbursement Worksheet 此表单是DP备份的一部分，需要接收 偿还已支付的费用或结清预支款. The employee will 在联邦税务合规经理的协助下完成报销 电子表格并确定员工的任何工资税责任.

FAQ on home move expenses:

  1. 哪些人享有这项福利?  Members of the employee's household are covered. 这是指同时拥有雇员的旧居和新家的人 as their home.
  2. Can I claim the costs of moving two homes? You must identify your 'main home' if you have multiple residences. 个人交通费从你的 main home to your new job location at NMT. 但是支付给专业搬家的费用 从您的第二家搬家的服务可能包括在内.
  3. 我的搬家费用会得到报销吗? The level of reimbursement varies with each employee. 福利金额在你的工作录用信上有详细说明. It may 为不超过限额的实际成本，或一次性支付的金额.
  4. Who pays the income tax on this benefit?  The employee will have a tax liability if 他们的福利金额超过了美国国税局指导方针允许的搬家费用 their publication 521 - Moving Expenses. 每个员工都必须填写搬家费用报销工作表(见“搬家费用报销工作表”) example linked above). 此工作表确定了他们的房屋的应税金额 move benefit.  收入、社会保障和医疗保险税将从税收中扣除 雇员的NMT工资的任何移动福利被归类为应税 income. 
  5. 我必须在个人报税表上申报搬家费用吗?  It depends. Please 请参阅IRS出版物521，以确定在纳税申报表上报告的内容. The W-2 form 你从NMT收到的将会报告你搬家的报销金额. It is important 要注意的是，你所发生的合格搬家费用比金额大 你的雇员福利可能会被要求扣除你的 tax return. Consult your tax advisor for assistance.